Firma, która realizuje przewóz ładunków, musi zadbać o właściwą dokumentację. Jednym z podstawowych dokumentów jest zlecenie transportowe, które określa najważniejsze elementy związane z realizacją usługi, jak kto ją wykonuje, co ma zostać przewiezione i na jakich warunkach. Poniżej wyjaśniamy, czym jest zlecenie transportowe i jak je poprawnie wystawić.
Co powinno zawierać zlecenie transportowe?
Zlecenie transportowe to dokument, który określa warunki wykonania transportu drogowego pomiędzy zleceniodawcą a przewoźnikiem. Sporządza się go przed rozpoczęciem przewozu, zazwyczaj w formie papierowej lub elektronicznej. Zlecenie na przewóz towarów zawiera dane stron oraz wszystkie szczegóły potrzebne do prawidłowego wykonania usługi. W dobrze przygotowanym zleceniu powinny się znaleźć poniższe dane.
- dane zleceniodawcy i przewoźnika
- miejsce i termin załadunku oraz rozładunku
- opis ładunku (rodzaj, ilość, waga, ewentualne wymagania)
- dane kontaktowe osoby odpowiedzialnej za przekazanie towaru
- wysokość wynagrodzenia i forma płatności
- numer rejestracyjny pojazdu lub wymogi dotyczące środka transportu
- instrukcje dla kierowcy (np. wymagane dokumenty, warunki temperaturowe)
- godziny otwarcia magazynów lub ramp
- zasady odpowiedzialności w przypadku opóźnień, uszkodzeń lub innych problemów
- numer referencyjny zlecenia, lub wewnętrzny numer klienta
Jak wystawić zlecenie transportowe?
Zlecenie transportowe wystawia zazwyczaj zleceniodawca, czyli podmiot, który potrzebuje przetransportować towar z jednego miejsca do drugiego. Może to być producent, dystrybutor, hurtownia lub firma handlowa. Dokument sporządza się po zawarciu ustaleń z przewoźnikiem, ale przed rozpoczęciem samego przewozu. Zwykle następuje to po potwierdzeniu dostępności towaru oraz określeniu terminu i miejsca załadunku i rozładunku. Jest to etap, w którym ustala się warunki realizacji transportu drogowego i przekazuje szczegóły niezbędne do jego wykonania.
Zlecenie transportowe można przygotować samodzielnie lub skorzystać z gotowego wzoru dostępnego w programach do obsługi logistyki. Dokument trzeba sporządzić czytelnie, najlepiej w formie pisemnej lub elektronicznej. Przed wysłaniem warto jeszcze raz sprawdzić poprawność danych, takich jak daty, adresy, numer rejestracyjny pojazdu, dane kontaktowe do kierowcy. W przypadku dużych firm często wystawia się zlecenie za pomocą dedykowanego systemu TMS, który umożliwia szybką wymianę dokumentów między zleceniodawcą a przewoźnikiem. Dla mniejszych przedsiębiorstw wystarczy dobrze przygotowany formularz w edytorze tekstu.
Jakie błędy pojawiają się przy wystawianiu zlecenia transportowego?
Przy wystawianiu zlecenia transportowego mogą zdarzyć się błędy, które utrudniają sprawne wykonanie przewozu, dlatego tak ważne jest, aby korzystać ze sprawdzonych firm, takich jak nasza. Należy do nich wpisanie niepełnych danych adresowych punktu załadunku lub rozładunku, co może opóźnić odbiór towaru i wydłużyć czas dostawy. Błąd w opisie rodzaju ładunku lub jego wagi może spowodować, że przewoźnik prześle nieodpowiedni pojazd, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i stratą czasu. Brak kontaktu do osoby odpowiedzialnej za przekazanie towaru utrudnia współpracę i może prowadzić do nieporozumień na miejscu załadunku. Nieprecyzyjnie podany termin wykonania usługi albo brak zapisu o kosztach przewozu to kolejne ryzyka – mogą skutkować sporami finansowymi, opóźnieniami oraz naruszeniem warunków umowy. W skrajnych przypadkach źle sporządzone zlecenie może nawet uniemożliwić rozpoczęcie transportu drogowego.
Zlecenie transportowe określa podstawowe ustalenia między klientem a przewoźnikiem. Dzięki niemu kierowca wie, dokąd ma jechać, co dostarcza i na jakich zasadach. Niezwykle ważne jest, aby wypełnić zlecenie skrupulatnie, gdyż z pozoru drobne błędy mogą prowadzić do znacznych opóźnień i strat finansowych. Jeśli szukasz sprawdzonego partnera w transporcie drogowym, skontaktuj się z nami i skorzystaj z naszej oferty.