Każdy przewóz towaru wymaga wcześniejszego ustalenia warunków. Nie chodzi tylko o cenę, ale też o terminy, rodzaj pojazdu i szczegóły dotyczące samego ładunku. Właśnie do tego służy zlecenie transportowe. Co powinien zawierać ten dokument? Wyjaśniamy!
Co to jest zlecenie transportowe?
Zlecenie transportowe to pisemna umowa pomiędzy zleceniodawcą a firmą transportową. Dokument zawiera wszystkie ważne informacje dotyczące przewozu towaru. Może mieć formę papierową lub elektroniczną. Dobrze przygotowane zlecenie zmniejsza ryzyko nieporozumień podczas realizacji usługi. Jest to podstawa do późniejszego rozliczenia przewozu oraz sprawdzenia, czy warunki zostały prawidłowo wykonane.
Co musi się znaleźć w zleceniu transportowym?
Zlecenie powinno być czytelne i szczegółowe. Musi zawierać wszystkie dane potrzebne do bezpiecznego wykonania przewozu. Brak jednego z elementów spowodować problemy podczas transportu lub utrudnić egzekwowanie swoich praw w razie opóźnienia albo szkody.
Rodzaj usługi transportowej
W zleceniu trzeba jasno określić, czy przewóz odbywa się w kraju, czy poza granicami. Dobrze też doprecyzować, czy ładunek pojedzie jako całość, w formie doładunku, ekspresowo, czy w inny sposób. Transport drogowy to najczęściej wybierana opcja, ale w niektórych sytuacjach stosuje się inne rozwiązania. Dzięki dokładnemu opisowi przewoźnik może lepiej zaplanować trasę.
Data i numer zlecenia
Zlecenie musi mieć swój numer i datę wystawienia. Numer porządkowy ułatwia identyfikację dokumentu. Data zlecenia pokazuje, kiedy umowa została zawarta i od jakiego momentu obowiązują jej warunki. Dobrze jest stosować własny system numeracji, który umożliwia szybkie wyszukiwanie zleceń w dokumentacji firmy.
Dane obu stron umowy
W zleceniu zawsze podaje się dane zleceniodawcy i przewoźnika. Muszą się w nim znaleźć się pełne nazwy firm, adresy, numery identyfikacyjne. Ważne jest też podanie adresu rozliczeniowego, jeśli jest inny niż adres siedziby. Przy transporcie międzynarodowym często pojawiają się dodatkowe wymagania co do oznaczenia podmiotów w dokumentach przewozowych.
Dane osoby kontaktowej i numer telefonu do kierowcy
Każda firma transportowa wymaga kontaktu do osoby nadzorującej załadunek lub rozładunek. W zleceniu trzeba też wpisać numer telefonu do kierowcy. Ułatwia to szybki kontakt w razie zmian terminu lub problemów podczas trasy. Często podaje się również e-mail osoby kontaktowej, jeśli wymagane są dodatkowe dokumenty w trakcie transportu.
Rodzaj i waga ładunku
Opis towaru musi być precyzyjny. Wpisuje się nazwę ładunku, liczbę sztuk, wagę oraz sposób zapakowania. Jeśli przewóz dotyczy towarów niebezpiecznych, trzeba podać kod klasy ADR. Szczegóły wpływają na wybór pojazdu i trasę przejazdu. Dokładny opis towaru ma też znaczenie przy określaniu odpowiedzialności za przewożony ładunek.
Rodzaj pojazdu wykorzystywanego do transportu
Nie każdy pojazd nadaje się do każdego ładunku. W zleceniu określa się, czy potrzebna jest plandeka, chłodnia, bus czy naczepa. Przy specjalnych towarach wpisuje się wymagania dotyczące wyposażenia pojazdu. W przypadku transportu krajowego często wystarczy standardowa naczepa, ale przy przewozach specjalistycznych potrzebny będzie odpowiednio wyposażony zestaw.
Daty załadunku towaru i jego rozładunku
Trzeba jasno wskazać miejsce, datę i godzinę załadunku oraz rozładunku. Przy dostawach za granicę często dochodzą dodatkowe formalności, które trzeba uwzględnić przy ustalaniu terminów. Opóźnienia mogą oznaczać dodatkowe koszty. Dobrą praktyką jest wpisanie przedziału czasowego odbioru towaru, który ułatwia planowanie i zmniejsza liczbę niepotrzebnych postojów.
Wytyczne dotyczące transportu
W tym miejscu wpisuje się wszystkie ważne informacje dla kierowcy. Może to być wymóg awizacji, konieczność obecności wind załadunkowych lub uwagi co do dojazdu do magazynu. Dobrze podać jak najwięcej szczegółów, bo zmniejsza to szansę na nieporozumienie lub utrudnienie transportu.
Podstawy prawne umowy
Zlecenie transportowe powinno jasno wskazywać, jakimi przepisami rządzi się umowa. Przy trasach krajowych zwykle jest to prawo przewozowe, a przy międzynarodowych konwencja CMR. Pozwala to szybciej rozstrzygnąć spory. Przewoźnik i zleceniodawca powinni zawsze sprawdzić, czy zastosowano prawidłowe odniesienia do obowiązujących przepisów.
Opis obowiązków obu stron umowy
Zlecenie musi zawierać informacje o odpowiedzialności przewoźnika i zleceniodawcy. Wpisuje się zasady naliczania kar umownych, opłat za przestoje i reguły rozliczeń. Precyzyjne określenie obowiązków ogranicza ryzyko sporów. Warto wskazać, kto ponosi odpowiedzialność za załadunek oraz rozładunek, gdyż może mieć to duże znaczenie w przypadku ewentualnej reklamacji.
Dobrze napisane zlecenie transportowe pozwala uniknąć błędów przy realizacji przewozu. Chroni interesy obu stron i usprawnia całą współpracę. Jeśli szukasz rzetelnej firmy transportowej, skontaktuj się z nami. Od wielu zajmiemy się kompleksową obsługą przewozów krajowych i międzynarodowych i dopilnujemy, żeby Twój ładunek dotarł bez problemów na miejsce.