Aby zyskać pewność, iż towar, który chcemy przetransportować, będzie przez cały czas trwania procesu transportowego bezpieczny, oraz że trafi legalnie w odpowiednie ręce w odpowiednim czasie, należy dopilnować, aby dokumentacja związana z przewożeniem towaru była kompletna i dokładna. Problem pojawić się może w przypadku towarów przeznaczonych na eksport lub importowanych, gdyż transport międzynarodowy to więcej formalności i większy stopień skomplikowania procesu transportowego. Spedycja międzynarodowa polega w dużej mierze na gromadzeniu wymaganej dokumentacji. A jakie dokumenty są niezbędne w celu wywiezienia towar za granice państwa lub przywiezienia towaru z innego kraju?
W przypadku różnych gałęzi transportu, różne będą dokumenty wymagane w spedycji międzynarodowej. Istnieje jednak kilka dokumentów, które pojawią się w każdym przypadku. Pierwszym z takich dokumentów jest zlecenie spedycyjne wystawione przez eksportera/importera i przyjęte przez spedytora. Przypisany mu numer identyfikacyjny pojawia się kolejno na wszystkich dokumentach związanych z realizacją tego zlecenia. Jeszcze przed zleceniem spedycyjnym mogą pojawić się dwa inne dokumenty: zapytanie ofertowe oraz tzw. kwotowanie spedycyjne. W chwili, gdy zapewniony jest już środek transportu, sporządzana zostaje instrukcja wysyłkowa, międzynarodowy list przewozowy oraz wzór specyfikacji towarowej. Następnie gromadzone są wszelkie dokumenty niezbędne przy odprawie celnej, w tym – formularz SAD. Na samym końcu skomplikowanego procesu transportowego, spedytor wystawia rozliczenie procesu transportowo-spedycyjnego.
Przygotowywanie i gromadzenie innych dokumentów związanych ze spedycją międzynarodową, uzależnione jest od rodzaju transportu, jaki został wybrany do przewozu towarów.
W transporcie morskim wymagana jest nota bukingowa (w żegludze liniowej) lub umowa czarterowa (żegluga trampowa). Nota bukingowa jest pisemnym poświadczeniem, w którym stwierdza się, iż określony towar będzie przyjęty na dany statek i dostarczony do konkretnego portu przeznaczenia na podstawie określonej stawki frachtowej. Mamy tu do czynienia także z konosamentem, czyli dokumentem, który reguluje stosunek prawny między armatorem a prawnym posiadaczem konosamentu.
W przypadku międzynarodowego transportu drogowego często stosowany jest tzw. karnet TIR. Dokument ten umożliwia przewozy samochodowe bez konieczności dokonywania kontroli celnej w innych krajach, niż kraj nadania i przeznaczenia.
W transporcie lotniczym spotkamy się z międzynarodowym lotniczym listem przewozowym AWB, który musi zostać sporządzony aż w 9 egzemplarzach. W przypadku drobniejszych, pojedynczych przesyłek, które na potrzeby transportu zostały skonsolidowane, wymagany jest jeszcze list lotniczy HAWB, który zawiera spis pojedynczych przesyłek.
Wymienione dokumenty, to jedynie część wszystkich dokumentów, jakie należy zgromadzić przy organizacji transportu międzynarodowego, przyjmując iż spedycja międzynarodowa polega nie tylko na zarządzaniu dokumentacją można zauważyć, jak bardzo złożony jest to proces i jak bardzo wymaga on fachowej wiedzy i szczegółowości w działaniach spedytorskich.
W przypadku różnych gałęzi transportu, różne będą dokumenty wymagane w spedycji międzynarodowej. Istnieje jednak kilka dokumentów, które pojawią się w każdym przypadku. Pierwszym z takich dokumentów jest zlecenie spedycyjne wystawione przez eksportera/importera i przyjęte przez spedytora. Przypisany mu numer identyfikacyjny pojawia się kolejno na wszystkich dokumentach związanych z realizacją tego zlecenia. Jeszcze przed zleceniem spedycyjnym mogą pojawić się dwa inne dokumenty: zapytanie ofertowe oraz tzw. kwotowanie spedycyjne. W chwili, gdy zapewniony jest już środek transportu, sporządzana zostaje instrukcja wysyłkowa, międzynarodowy list przewozowy oraz wzór specyfikacji towarowej. Następnie gromadzone są wszelkie dokumenty niezbędne przy odprawie celnej, w tym – formularz SAD. Na samym końcu skomplikowanego procesu transportowego, spedytor wystawia rozliczenie procesu transportowo-spedycyjnego.
Przygotowywanie i gromadzenie innych dokumentów związanych ze spedycją międzynarodową, uzależnione jest od rodzaju transportu, jaki został wybrany do przewozu towarów.
W transporcie morskim wymagana jest nota bukingowa (w żegludze liniowej) lub umowa czarterowa (żegluga trampowa). Nota bukingowa jest pisemnym poświadczeniem, w którym stwierdza się, iż określony towar będzie przyjęty na dany statek i dostarczony do konkretnego portu przeznaczenia na podstawie określonej stawki frachtowej. Mamy tu do czynienia także z konosamentem, czyli dokumentem, który reguluje stosunek prawny między armatorem a prawnym posiadaczem konosamentu.
W przypadku międzynarodowego transportu drogowego często stosowany jest tzw. karnet TIR. Dokument ten umożliwia przewozy samochodowe bez konieczności dokonywania kontroli celnej w innych krajach, niż kraj nadania i przeznaczenia.
W transporcie lotniczym spotkamy się z międzynarodowym lotniczym listem przewozowym AWB, który musi zostać sporządzony aż w 9 egzemplarzach. W przypadku drobniejszych, pojedynczych przesyłek, które na potrzeby transportu zostały skonsolidowane, wymagany jest jeszcze list lotniczy HAWB, który zawiera spis pojedynczych przesyłek.
Wymienione dokumenty, to jedynie część wszystkich dokumentów, jakie należy zgromadzić przy organizacji transportu międzynarodowego, przyjmując iż spedycja międzynarodowa polega nie tylko na zarządzaniu dokumentacją można zauważyć, jak bardzo złożony jest to proces i jak bardzo wymaga on fachowej wiedzy i szczegółowości w działaniach spedytorskich.